Кадровый электронный документооборот: преимущества и переход на современную систему

Кадровый ЭДО — это способ обмена юридически значимыми документами, связанными с работой, в электронном виде.

Сотрудник и работодатель на постоянной основе обмениваются документами в процессе работы. Кадровый ЭДО позволит сделать этот процесс максимально удобным для всех участников обмена.   

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде?

После перехода на КЭДО работодатель может вести почти все кадровые документы
в электронном виде, кроме тех, что перечислены в части 3 статьи 22.1 ТК РФ.

К таким документам относятся приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве, а также журналы инструктажей. В случае, если эти документы оформлены в электронном виде, то необходимо иметь их бумажные копии. Также, следует отметить, что кадровый ЭДО не применяется в отношении трудовых книжек.

Кадровый электронный документооборот регулируется статьями 22.1, 22.2, 22.3 Трудового Кодекса.

Чтобы перейти на кадровый ЭДО необходимо разработать положение о кадровом ЭДО, издать приказ и собрать с сотрудников согласия. Более подробно ознакомиться с процессом перехода на КЭДО и получить образцы документов можно по ссылке.

Чем же кадровый электронный документооборот лучше бумажного?

Всегда ли сотрудники вовремя приносят вам свои заявления?

Отвечая на этот вопрос, можно понять, что довольно важным преимуществом кадрового ЭДО
является скорость. Работодатель намного быстрее получит документ «в руки», если сотрудник принесет его не сам, а просто отправит в электронном виде.

Помимо этого, ускоряются и другие процессы. В кадровом ЭДО, обычно, используются шаблоны документов, в которые нужно просто подставить нужные значения, а весь остальной текст заполнит сам сервис. Сотрудникам не нужно узнавать, как правильно заполнять заявление и к тому же, по шаблону его можно заполнить намного быстрее. И достаточно большой плюс, что нет необходимости при этом куда-то идти, чтобы потом его согласовать.

Как много действий приходится выполнять кадровому сотруднику перед тем, как документ попадет в архив?

Сокращение трудозатрат является важным преимуществом кадрового ЭДО над бумажным.

Специалисту по кадрам больше не придется иметь дело с такими задачами, как: распечатывание документов, поход с документами в бухгалтерию, поход к руководителю для подписи документов, не придется организовывать процесс подписания документов сотрудником, не надо будет нести документы в архив.

Насколько легко вы контролируете процессы, связанные с документами?

При бумажном документообороте нужно организовывать и контролировать множество сопутствующих процессов, контроль и организацию которых можно переложить на программу.

Например:

§  Все заявления приходят в виде задач и распределяются по сотрудникам автоматически.

§  Не нужно организовывать процесс подписания документа на стороне сотрудника.

§  У каждого документа есть статус подписан или нет, можно легко построить различные отчеты по документам и быстро выявить должников.

§  Сам сервис, периодически, напоминает сотрудникам о необходимости подписания документов и показывает руководителям их сотрудников, которые не ознакомились с документами.

Кадровый ЭДО от «1С» — сервис 1С: Кабинет сотрудника.

Сервис 1С: Кабинет сотрудника обладает не только перечисленными преимуществами, но и имеет еще ряд особенностей, которые делают обмен документами более комфортным для повседневного использования.

1. Уже встроен в программу 1С.

Вам не нужно будет скачивать расширения и заниматься их поддержкой.

2. Нет необходимости пересматривать порядок ведения учета

Сервис является частью программы, он дополняет ваш привычный порядок ведения учета в программах 1С. Вам не придется выполнять одни и те же действия в разных учетных системах и проходить серьезное обучение.

3. Архив документов находится в программе, в которой ведется учет.

В сервисе 1С: Кабинет сотрудника документы хранятся внутри информационной базы 1С. Даже если вы перестали пользоваться решением от 1С, они всегда будут доступны для вас.

4. Решение кадровых вопросов через мобильное приложение

Сервис 1С: Кабинет сотрудника доступен в мобильном приложении, что довольно удобно для сотрудников, которые часто отправляются в командировки и не имеют возможности сидеть за компьютером все рабочее время.

5. Базовый набор заявлений + конструктор заявлений.

В сервисе 1С: Кабинет сотрудника вы можете пользоваться базовым набором заявлений. Если есть необходимость создать свой шаблон заявления или внести правки в существующие заявления, то такая возможность тоже есть.  

6. Адаптация к требованиям заказчика

Сервис 1С: Кабинет сотрудника открыт для кастомизации и легко адаптируется под существующие бизнес-процессы.

Подключение сервиса 1С: Кабинет сотрудника

Каждому, кто подключит сервис, будет предоставлен демо доступ на 45 дней, что позволит протестировать все функции сервиса.

Вы можете подключить сервис самостоятельно. Для этого можно воспользоваться инструкциями.

В случае, если необходима помощь с подключением и настройкой сервиса, вы можете обратиться к партнерам со статусом «Центр компетенции по кадровому ЭДО» в вашем городе. Выбрать партнера можно в этом рейтинге.

1С-Профиль — официальный дистрибьютор фирмы 1С.

Токен креатива (erid)
2SDnjcbrRcH

О рекламодателе